В нотариате объяснили, какие бумажные документы нужно хранить
В нотариате гражданам порекомендовали сохранять бумажные документы.
В Федеральной нотариальной палате (ФНП) России сделали специальное заявление: гражданам порекомендовали сохранять бумажные документы. В век цифровизации не стоит выбрасывать реликты (казалось бы) прошлых времен. Некоторые бумажные «древности» могут пригодиться и сегодня. И даже завтра.
Например, значимая категория бумаг – документы, устанавливающие право собственности на недвижимое имущество. Среди них: договоры купли-продажи, дарения, мены, приватизации, свидетельства о праве на наследство и так далее.
Да, сегодня Росреестр не выдает красивые свидетельства о праве на квартиру. Но у кого-то документы могли остаться от прежних времен. Не спешите сдавать их в музеи. К тому же при переоформлении квартиры люди оформляют договор, который подают в Росреестр.
Что делать с договором после того как Росреестр внесет нужные записи в свою систему? Выбросить на помойку – плохая идея. Есть идеи и получше. Например: хранить в особой шкатулке.
«В выписке из ЕГРН отражаются актуальные сведения о собственнике недвижимости, – рассказывают в нотариате. – Но в правоустанавливающих документах может быть ценная информация о том, кто проживал в этой квартире и отказался от права приватизации, какие еще есть люди, сохраняющие право там жить, и другие нюансы».
Сейчас многие правоустанавливающие документы хранятся в электронном виде в Росреестре, и нотариус может их запросить при удостоверении сделки или оформлении наследства.
«Однако, если сделка будет оспариваться и возникнет необходимость провести почерковедческую экспертизу, по цифровой копии это сделать не получится, – поясняют эксперты. – Или если в цифровом варианте обнаружится неточность, исправить ее без бумажного оригинала будет непросто». А некоторых старых данных в цифровых реестрах нет.
Кроме того, не все данные внесены в базы. В ЕГРН, например, нет документов о правах на имущество до 1998 года. Нотариус из Перми рассказывает: в старом городе есть постройки, в технических документах на которые написана дата до 1917 года. В одном из случаев правоустанавливающим документом при оформлении наследства была купчая – нотариальный договор купли-продажи на гербовой бумаге с сургучными печатями 1884 года. В советское время к нему подшили справку о технической инвентаризации, оформлении земли и регистрации права в БТИ. Нелишним бывает хранить и правоустанавливающие документы на имущество, которое вы уже продали.
Пример из практики красноярского нотариуса: супруги долгое время владели квартирой, а когда разводились, подписали соглашение, по которому недвижимость была передана в личную собственность мужчине. В ЕГРН появилась новая дата регистрации на основании соглашения. Прошло еще два года, и мужчина недвижимость продал. Поскольку последняя дата записи в ЕГРН была сделана менее пяти лет назад, налоговые органы насчитали мужчине налог. Пришлось показывать старые правоустанавливающие документы, доказывать, что имущество принадлежало ему и теперь уже бывшей супруге много лет. Обращаться в Росреестр за копией старых документов было бы проблематично, ведь к этому моменту гражданин уже не являлся собственником проданной квартиры.
А вот хранить выписки из ЕГРН, как правило, смысла нет. У них ограничен срок годности, всегда можно запросить свежие данные. Если сделку удостоверяет нотариус, он сам получит все нужные сведения из Росреестра. В будущем, при необходимости, у самого нотариуса можно будет запросить дубликат договора, если с вашей копией что-то случится. Документы, касающиеся недвижимости, хранятся в архиве нотариуса бессрочно, подчеркивают в ФНП.
Также в списке самых важных – документы из органов ЗАГС: свидетельства о рождении, смерти, браке и разводе, перемене имени, установлении отцовства. В электронных архивах ЗАГС встречаются ошибки и неточности, поэтому подлинники могут пригодиться для внесения корректировок. Кроме того, попадаются очень старые документы, которые по разным причинам не занесены в электронный реестр ЗАГС. Если же документы выданы на территории другого государства, в том числе республик бывшего СССР, без оригиналов на руках не обойтись, подчеркивают эксперты.
Например, значимая категория бумаг – документы, устанавливающие право собственности на недвижимое имущество. Среди них: договоры купли-продажи, дарения, мены, приватизации, свидетельства о праве на наследство и так далее.
Да, сегодня Росреестр не выдает красивые свидетельства о праве на квартиру. Но у кого-то документы могли остаться от прежних времен. Не спешите сдавать их в музеи. К тому же при переоформлении квартиры люди оформляют договор, который подают в Росреестр.
Что делать с договором после того как Росреестр внесет нужные записи в свою систему? Выбросить на помойку – плохая идея. Есть идеи и получше. Например: хранить в особой шкатулке.
«В выписке из ЕГРН отражаются актуальные сведения о собственнике недвижимости, – рассказывают в нотариате. – Но в правоустанавливающих документах может быть ценная информация о том, кто проживал в этой квартире и отказался от права приватизации, какие еще есть люди, сохраняющие право там жить, и другие нюансы».
Сейчас многие правоустанавливающие документы хранятся в электронном виде в Росреестре, и нотариус может их запросить при удостоверении сделки или оформлении наследства.
«Однако, если сделка будет оспариваться и возникнет необходимость провести почерковедческую экспертизу, по цифровой копии это сделать не получится, – поясняют эксперты. – Или если в цифровом варианте обнаружится неточность, исправить ее без бумажного оригинала будет непросто». А некоторых старых данных в цифровых реестрах нет.
Кроме того, не все данные внесены в базы. В ЕГРН, например, нет документов о правах на имущество до 1998 года. Нотариус из Перми рассказывает: в старом городе есть постройки, в технических документах на которые написана дата до 1917 года. В одном из случаев правоустанавливающим документом при оформлении наследства была купчая – нотариальный договор купли-продажи на гербовой бумаге с сургучными печатями 1884 года. В советское время к нему подшили справку о технической инвентаризации, оформлении земли и регистрации права в БТИ. Нелишним бывает хранить и правоустанавливающие документы на имущество, которое вы уже продали.
Пример из практики красноярского нотариуса: супруги долгое время владели квартирой, а когда разводились, подписали соглашение, по которому недвижимость была передана в личную собственность мужчине. В ЕГРН появилась новая дата регистрации на основании соглашения. Прошло еще два года, и мужчина недвижимость продал. Поскольку последняя дата записи в ЕГРН была сделана менее пяти лет назад, налоговые органы насчитали мужчине налог. Пришлось показывать старые правоустанавливающие документы, доказывать, что имущество принадлежало ему и теперь уже бывшей супруге много лет. Обращаться в Росреестр за копией старых документов было бы проблематично, ведь к этому моменту гражданин уже не являлся собственником проданной квартиры.
А вот хранить выписки из ЕГРН, как правило, смысла нет. У них ограничен срок годности, всегда можно запросить свежие данные. Если сделку удостоверяет нотариус, он сам получит все нужные сведения из Росреестра. В будущем, при необходимости, у самого нотариуса можно будет запросить дубликат договора, если с вашей копией что-то случится. Документы, касающиеся недвижимости, хранятся в архиве нотариуса бессрочно, подчеркивают в ФНП.
Также в списке самых важных – документы из органов ЗАГС: свидетельства о рождении, смерти, браке и разводе, перемене имени, установлении отцовства. В электронных архивах ЗАГС встречаются ошибки и неточности, поэтому подлинники могут пригодиться для внесения корректировок. Кроме того, попадаются очень старые документы, которые по разным причинам не занесены в электронный реестр ЗАГС. Если же документы выданы на территории другого государства, в том числе республик бывшего СССР, без оригиналов на руках не обойтись, подчеркивают эксперты.