Сегодня об этой деятельности рассказывает Залина Арбиева, директор Государственного архива новейшей истории РСО–А.

– В последние два десятилетия в нашей стране проявляется особый интерес к документам, закрепляющим отношения между работодателем и работником. Документы данного вида являются документами по личному составу. Они наиболее социально востребованы населением и в особенности людьми предпенсионного возраста. Заявителям на основании архивной информации предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, архивные выписки, архивные копии, связанные с их социальной защитой, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их конституционных прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим законодательством.

– Как давно ваша служба занимается подобными вопросами?

– Архивы всегда занимались этим направлением справочной работы. Но количество запросов о подтверждении стажа работы и размере заработной платы в государственных архивах начинает стабильно расти с конца 1990-х годов. Почему? Потому что в то бурное десятилетие происходило кардинальное изменение всего устройства нашего общества. Многие предприятия закрывались, менялись собственники, открывались новые организации и т. д. Некоторые работодатели при закрытии своих предприятий, исчезали вместе со всей документацией, связанной с деятельностью, оставляя своих работников без возможности подтвердить трудовой стаж.

Для того чтобы собрать и сохранить документы массово ликвидировавшихся организаций, в 2004 году в нашей республике был создан Государственный архив документов по личному составу. Сейчас он является частью Центрального государственного архива новейшей истории РСО–А.

– Как найти архив организации, в которой работал ранее?

– В соответствии с российским законодательством документы по личному составу не поступают целенаправленно на государственное хранение, а находятся непосредственно в самой организации в течение 75 или 50 лет. Поэтому их надо искать по месту работы.

На хранение в наш архив они поступают лишь после ликвидации предприятия. За более чем 16 лет работы республиканским государственным архивом новейшей истории проведена большая работа по комплектованию документами ликвидированных организаций и предприятий. Приняты на государственное хранение документы 195 организаций, что составляет 188 фондов объемом в 53 тысячи 670 единиц хранения.

Фонды архива представлены организациями разных профилей и форм собственности: федеральные службы, расположенные на территории Северной Осетии, и республиканские ведомства, научные, проектные, финансовые и кредитные организации, промышленные, сельскохозяйственные, строительные, транспортные, торговые, снабженческие предприятия и комбинаты бытового обслуживания.

Если же документы какой-либо ранее действовавшей организации находятся не в нашем архиве, мы помогаем гражданам находить место хранения этих документов и обращаться по нужному адресу.

Сотрудники проводят большую поисковую работу по розыску документов реорганизованных, изменивших названия, ликвидированных организаций, не сдавших документы в архив, с целью подготовки исчерпывающих ответов на запросы граждан, ведут картотеку о месте хранения документов по личному составу. Составлена электронная база данных предприятий республики.

Есть и такие предприятия, которые официально не ликвидированы, но приостановили свою деятельность. Естественно, мы стараемся следить за их статусом, чтобы вовремя принять документы на архивное хранение. Это такие предприятия, как ОЗАТЭ, электроламповый завод, фабрика музыкальных инструментов "Терек", чулочная фабрика и многие другие. Буквально на днях к нам обратились также завод "Гран" и трикотажная фабрика "Прогресс" с вопросом о передаче своих документов в архив в связи с ликвидацией.

– Скажите, сохранилась ли сегодня тенденция банкротства предприятий?

– К сожалению, характерная особенность "нулевых" годов по появлению большого количества предприятий-банкротов и самоликвидирующихся хозяйственных структур тянется и в наше время. И вот тут хочется обратиться к их руководителям и напомнить им, что документы этих предприятий должны быть вовремя сданы на государственное хранение. Существует порядок приема документов на хранение, который не всегда соблюдается руководителями ликвидируемых организаций, а новым "хозяевам" архивные документы, когда за каждым листком стоит судьба конкретного человека, часто глубоко безразличны.

Своевременная информация о ликвидации предприятий помогает планировать прием документов, работать с организациями, определять состав документов для передачи на хранение в архив. Но бывает и так, что сведения о ликвидации организации сваливаются на нас как снег на голову. Это ставит нас перед фактом безотлагательного приема документов. А прием документов – трудоемкий процесс. Они поступают в архив, как правило, в неупорядоченном виде, в россыпи, зачастую пораженными плесенью и сильно загрязненными. Все работы по экспертизе, обработке, дезинфекции, обеспыливанию, подшивке и составлению научно-справочного аппарата к принимаемым документам проводят работники архива.

– А какие конкретно шаги предпринимает ваш архив, чтобы не допустить ведомствами утраты документов?

– На первом этапе это работа с конкурсными управляющими, если предприятие – банкрот, или с представителями ликвидатора. Это подготовительный и самый ответственный период работы. Именно в это время приходится объяснять, убеждать и доказывать необходимость упорядочения и описания документов. Иногда переговоры растягиваются на месяцы (в зависимости от сроков ликвидации). Далеко не каждый конкурсный управляющий согласен выполнить все наши требования.

Второй этап – это работа с ликвидационными документами и описями. В этот период устанавливается ведомственная подчиненность: реорганизации, переименования, переподчинения и т.д. В научном плане – это очень ответственный и сложный этап. Приходится выезжать на место, проверять документы, сопоставлять их и только после этого требовать от представителей организаций исправления выявленных недоработок. Если этого не сделать вовремя, то в дальнейшем в справочной работе мы можем столкнуться с большими трудностями. А за этими "нашими" трудностями – судьбы людей. Именно поэтому мы стараемся быть максимально требовательными к приему документов.

Третий этап – это подготовка к приему и сам прием. Мы принимаем документы практически полистно. Например, при приеме документов завода "Пневмооборудование" не находились приказы о приеме и увольнении работников. Пришлось выехать на место и искать их в заброшенных помещениях завода. Нашлись. И таких примеров много. Очень часто документы поступают не в полном объеме, и из-за таких пробелов людям приходится выдавать архивные справки с неполной информацией.

– Что служит наиболее частой причиной обращения в вашу службу граждан?

– Наиболее частой причиной обращения является потребность в подтверждении трудового стажа и размера заработной платы для получения пенсии. Хорошо, если документы сохранились, и нам есть чем помочь. А иначе человек остается на минимальной пенсии. В лучшем случае.

Мы исполняем более 3500 запросов в год. Срок исполнения запроса – от 1 до 10 дней. Для этого созданы все необходимые условия: прием граждан и запросов ведется в режиме "одного окна", для организации работы по приему электронных запросов имеется достаточно оснащенная инфраструктура, работает сайт архивной службы, на котором в режиме on-line можно заполнить бланки заявлений-анкет, нами создан необходимый для оперативного поиска информации справочный аппарат.

Наш архив активно взаимодействует с Управлением Пенсионного фонда РФ по РСО–А. С 2011 года между Архивной службой РСО–А и ГУ-ОПФ России по РСО–А действует соглашение об обмене электронными документами в системе межведомственного взаимодействия Vip Net "Деловая почта". С каждым годом количество запросов по системе электронного документооборота увеличивается. В 2020 году оно составило 32,1% от исполненных социально-правовых запросов.

– Известно, что у всех архивов есть одна общая проблема – "архивной полки". А как у вас с этим?

– Условия хранения документов в нашем архиве в последние годы значительно улучшились. В приспособленных подвальных помещениях в 2019 году был сделан капитальный ремонт, заменено освещение, установлены дополнительные стеллажи, что дало возможность приема документов ликвидированных организаций и предотвратить их утрату.

Хочется надеяться, что донесенная до читателей информация озадачит современных руководителей необходимостью должного хранения. Ведь архивные документы – это не только гарант социальной защиты людей, но и история предприятий, на которых они работают, часто единственный источник информации, особенно для небольших населенных пунктов. Из этих документов и складывается история всей нашей республики.